Các quán cafe và trà sữa hay theo dõi kho bằng cách nào?

Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý kho nguyên liệu này nhằm xác định số lượng tồn kho hiện tại, để có quyết định bổ sung chính xác, tránh tình hình hết rồi mới biết để bổ sung, và kiẻm soát số lượng thực tế có chính xác với số liệu trên máy POS hay không để xác định nguyên nhân và điều chỉnh về con số thực tế. Vậy để kiểm soát được kho nguyên liệu của cửa hàng hiệu quả bạn nên làm gì?

Khác với bán lẻ, theo dõi kho của các cửa hàng cafe chẳng phải giản đơn chỉ nhập được bao nhiêu, bán được bao nhiêu và còn tồn kho bao nhiêu. Tuy vậy, trong thực tế bạn bán cốc cafe nhưng thành phần lại là bột cafe, hoặc cà phê nguyên vật liệu dạng nước. Bởi thế, việc quản lý kho của quán cafe thực chất là quản lý tồn nguyên vật liệu, chứ chẳng phải là quản lý tồn hàng hoá.

Kiểm kho nhiều lần để giảm bớt tối đa thiếu xót

Theo dõi kho là việc không phải giản đơn, sẽ có rất nhiều khó khăn xoay quanh việc nhập kho và xuất kho mà bạn không giám sát được, ví dụ nhân viên cố tình không nhập phiếu nhập hàng vào phần mềm, nhân viên nhập kho sai số liệu, nhân viên sau khi bán không nhập vào phần mềm, bán sai sản phẩm, công thức sai lệch nhiều… Điều này khiến số liệu trên phần mềm sai lệch so với thực tế và chỉ có kiểm kho bạn mới biết điều này.

Nhưng với một số phần mềm có chức năng quản lý kho và thiết lập quyền truy cập cho từng nhân viên thì chủ cửa hàng chỉ cần thiết lập mọi thứ một lần sau đó nhân viên không thể tự ý chỉnh sửa gì thêm.

Ghi chép số liệu vào phần mềm chính xác và đúng quy trình

Nếu muốn kiểm soát chặt chẽ và chuẩn xác tình hình nhập xuất nguyên liệu, bạn cần sử dụng phần mềm hỗ trợ chủ nhà hàng quản lý kho. Việc nhập nguyên liệu của các sản phẩm lên phần mềm sẽ tốn không ít thời gian của bạn, bao gồm việc nhập nguyên liệu, danh sách nguyên vật liệu, tiếp đó thiết lập định lượng cho từng mặt hàng. Khi danh sách khoảng 80 sản phẩm thì sẽ tốn ít nhất khoảng một buổi chiều mới có thể bán hàng.

Bạn cần nhập nguyên liệu mỗi ngày lên phần mềm quản lý bán hàng với công thức tính sau: tồn kho = tồn đọng đầu kì + Nhập – Xuất

Bao nhiêu lâu kiểm kho một lần và theo dõi kho nên diễn ra vào thời gian nào?

Kiểm kho là chủ quản lý đo lường, kiểm tra nguyên vật liệu. Trong trường hợp kiểm kho bằng phần mềm tính tiền, bạn không cần thực hiện thao tác kiểm tra thủ công, mà vẫn giữ được độ chính xác. Các Quán cafe nên kiểm kho vào mỗi cuối ngày làm việc.

Do đặc thù của mô hình quán cafe là công thức pha chế sẽ khó chính xác đúng với thực tế, cho nên thời gian kiểm kho cách nhau càng lâu, lượng sai lệch kho càng lớn, số tồn càng không chuẩn xác. Có một thuận lợi là đôi khi, nguyên liệu dùng sẽ hết dần, vì thế việc kiểm kho sẽ nhanh hơn. Bạn cần kiểm kho hàng ngày với khoảng 10 nguyên liệu hay áp dụng nhất, 3 ngày với những nguyên liệu khác và cần có kiểm kho đột xuất với những nguyên vật liệu ít kiểm kho.

Nhìn chung, việc quản lý kho cần có một quy trình làm việc khoa học và kỉ luật từ việc bán hàng, đến nhập hàng phải chính xác và đầy đủ, đến việc kiểm kho định kỳ. Khi quy trình được vận hành một cách đều đặn, bạn sẽ thấy việc quản lý kho cũng rất nhanh và giản đơn chứ không đau đầu như bạn nghĩ.

Xem thêm: Phần mềm tính tiền nhà hàng và ứng dụng thực tế


Khám phá món ăn - Khám phá quán ăn - Góc cafe

Các quán cafe và trà sữa hay theo dõi kho bằng cách nào?
5 (100%) 1 vote

Ý kiến của bạn